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Organizzare al meglio una trasferta di lavoro

Oggigiorno le trasferte lavorative sono sempre più necessarie: ecco alcuni consigli utili per organizzare al meglio una trasferta di lavoro

In un mondo sempre più globalizzato, le trasferte all’estero dei propri lavoratori si rendono spesso necessarie. Lo sono per diversi motivi: le trasferte aiutano infatti a sondare nuovi mercati e ad ampliare il proprio business, stringendo ad esempio rapporti, partnership e alleanze con altri player, fornitori o distributori sul territorio. Eppure, nessuna azienda può permettersi di dare per scontata questa fase: vediamo dunque alcuni consigli utili per organizzare al meglio una trasferta di lavoro.

Imparare la lingua locale e la cultura

Non è mai una cattiva idea informarsi sulla cultura del posto, per evitare di fare brutte figure legate magari ad una diversa visione di alcune cose del mondo. Il linguaggio è estremamente importante, per lo stesso motivo, e ovviamente per capirsi e per trovare una linea di comunicazione chiara ed efficace. Dunque, si consiglia alle aziende di formare i propri dipendenti e di fargli apprendere le lingue straniere più importanti prima di una trasferta potenzialmente decisiva per il business.

Organizzare il viaggio con le giuste tempistiche

Chi prima arriva, meglio alloggia: una regola che vale anche per le trasferte aziendali. In tal caso, infatti, il suggerimento è di arrivare almeno un giorno in anticipo rispetto agli appuntamenti di lavoro, così da poter trovare con calma un albergo adatto. La scelta dovrebbe chiaramente essere un hotel progettato per i meeting e per gli eventi legati al business, con postazioni adeguate e con tutto ciò che serve alle persone che devono discutere di affari. Inoltre, arrivare il giorno prima permette al lavoratore di rilassarsi e di scaricare le tensioni del viaggio.

Rendere più semplici le spese e i relativi rimborsi

Ogni azienda dovrebbe seguire una regola ferrea: mai far sentire in difficoltà il dipendente durante una trasferta. In sintesi, mai lasciarlo scoperto in caso di spese improvvise da affrontare. Per fortuna c’è una soluzione che viene già utilizzata da tantissime imprese, ovvero quella di fornire al dipendente un metodo di pagamento sicuro come la carta di credito Diners Club, ad esempio, che essendo presente in più di 200 paesi rappresenta una solida certezza, non solo per le aziende ma anche per i privati. Quello di fornire una carta di credito è di certo il metodo più sicuro per far sentire il lavoratore sempre a proprio agio anche in caso di meeting e imprevisti, ma, in caso, si può anche pensare a un sistema efficiente di rimborso spese.

Preparare al meglio la valigia

Per prima cosa, è bene specificare che il trolley può diventare il migliore amico di un dipendente in trasferta all’estero, a patto di saper ottimizzare lo spazio al suo interno, piegando gli abiti nella maniera giusta e senza sgualcirli. Il primo suggerimento è quindi quello di prendere i capi più preziosi e piegarli in modo accurato, evitando appunto che possano crearsi delle fastidiose sgualciture. In secondo luogo, arrivando il giorno prima in albergo, è possibile fargli prendere aria appendendoli e facendoli ritornare alla forma normale.

Le trasferte possono risultare determinanti per un business, ed è per questo che è bene programmarle accuratamente.