La comunicazione aziendale funziona meglio quando è automatizzata

In molte aziende la gestione della comunicazione è ancora un punto critico. Le caselle e-mail si riempiono di domande, richiesta e segnalazioni; arrivano messaggi diversi tra loro, spesso incompleti, che richiedono tempo per essere letti, compresi e ricostruiti. Gli operatori devono continuamente richiedere informazioni mancanti, verificare dati e inserire tutto nei sistemi interni.

Questo lavoro non è complesso, ma è ripetitivo e sottrae tempo alle attività che richiedono competenza e valutazione.

È esattamente ciò che accadeva ad un’azienda che produce elettrodomestici di design su misura. Il servizio clienti riceveva quotidianamente molte e-mail di assistenza e reclamo: testi lunghi, foto disordinate, dati mancanti. Raccogliere le informazioni utili e smistare ogni richiesta ai reparti corretti era diventato un processo lento e difficile da gestire.

Per semplificare questo flusso, l’azienda si è affidata a Simplum, che ha integrato un sistema di BOT tramite WhatsApp.

Il BOT gestisce la prima fase del dialogo con il cliente:

• accoglie la richiesta,
• raccoglie i dati del prodotto,
• chiede la descrizione del problema,
• verifica che le informazioni siano complete,
• registra tutto in modo ordinato.

Una volta raccolti i dati, il BOT invia automaticamente la segnalazione al gestionale aziendale. Da lì le richieste vengono smistate ai reparti competenti senza interventi manuali.

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Il personale continua a seguire i casi più delicati, mentre il BOT si occupa delle attività ripetitive e della struttura del flusso.

L’introduzione di questo sistema automatizzato ha reso la gestione della comunicazione molto più fluida. Le informazioni arrivano già complete e strutturate, evitando scambi ripetuti con il cliente. Il lavoro degli operatori è più rapido perché il flusso non richiede controlli continui o attività manuali di inserimento dati.

Inoltre, il servizio risulta più uniforme e stabile, non dipende dalle modalità di risposta del singolo operatore e riduce il rischio di errori o passaggi mancati. Anche il cliente percepisce un netto miglioramento: tempi più brevi, comunicazione più chiara e un canale disponibile in qualsiasi momento.

Per molte realtà, soluzioni come quelle integrate da Simplum rappresentano un modo concreto per stabilizzare i processi, alleggerire il carico operativo e offrire un’assistenza più efficace.

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Simplum