Il punto di partenza della trasformazione digitale? La gestione documentale

La trasformazione digitale non è più un progetto futuro, ma un percorso già in corso in moltissime aziende. Un percorso fatto di strumenti diversi: DMS per la gestione e organizzazione dei documenti, BOT che automatizzano le attività ripetitive, intelligenza artificiale che interpreta dati e documenti, computer vision che ricava informazioni da immagini e li trasforma in processi.

Tutti con un obiettivo comune: rendere il lavoro più semplice, veloce e affidabile.

Nei prossimi articoli racconteremo come queste soluzioni stanno trasformando la quotidianità delle aziende, migliorando processi e comunicazione tra reparti. Ma ogni innovazione, per funzionare davvero, ha bisogno di basi solide: informazioni chiare, documenti ordinati e flussi di lavoro ben definiti. Ordini, contratti, certificazioni, fatture, DDT… ogni giorno generano un volume crescente di dati e file che, se non gestiti correttamente, rischiano di diventare ingestibili.

Simplum accompagna le aziende nell’adozione di un DMS che risolve il problema alla radice: raccoglie, organizza, collega e semplifica tutto ciò che riguarda i documenti aziendali. Basta una scansione o un file digitale per attivare un flusso automatizzato: il sistema è in grado di:

• metadateizzare il documento (cioè riconoscerlo e catalogarlo in modo intelligente),
• archiviarlo in modo sicuro e ordinato,
• interpretarlo per capire di che tipo di documento si tratta,
• se necessario, far partire un processo: come l’approvazione, l’invio ad un gestionale o la notifica al reparto corretto.

In pratica, da un semplice caricamento parte tutto ciò che prima richiedeva controlli manuali, passaggi tra persone e tempi di attesa.

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Questo cambio di impostazione porta benefici immediati: meno errori, meno tempi morti, meno incertezze. Come affermano da Simplum, «le difficoltà più grandi nascono da attività manuali che consumano tempo e aumentano la possibilità di sbagliare».

Il miglioramento si vede chiaramente in settori dove la precisione è fondamentale, come la logistica. Simplum ha supportato aziende che ogni giorno gestiscono volumi importanti di DDT e documenti di consegna. Prima c’erano fogli stampati, scansioni salvate in cartelle diverse, passaggi manuali. Oggi il flusso è quasi del tutto automatizzato: i documenti vengono acquisiti, riconosciuti e instradati verso il reparto corretto.

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Il vantaggio non sta solo nella velocità, ma nella chiarezza: ogni documento è tracciato, accessibile e aggiornato in tempo reale.

E una volta che i documenti sono digitali, diventano anche leggibili dal punto di vista dei dati: dashboard e indicatori permettono di capire dove intervenire e come migliorare.

«Il valore si vede quando il lavoro diventa più semplice, non più complicato», sottolinea il team.

Ed è proprio da questo punto che partiranno i prossimi articoli. Dopo aver compreso l’importanza del metodo e dell’organizzazione, ci sposteremo verso strumenti che portano l’automazione a un livello più alto: BOT che eliminano attività ripetitive, sistemi di computer vision che estraggono informazioni da immagini e documenti, integrazioni che collegano software diversi e che li fanno dialogare tra loro.

Tasselli che, insieme, aiutano le aziende a costruire processi più lineari, affidabili e sostenibili nel tempo.

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